Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Casemeister („wir“, „uns“ oder „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Daten wir erheben, warum wir dies tun, an wen wir sie weitergeben und wie wir damit umgehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Dienste von Casemeister, darunter unsere Websites casemeister.nl und casemeister.com sowie die Casemeister-Anwendung (app.casemeister.com).

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Rolle als Auftragsverarbeiter. Das Vorstehende gilt für Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten (Konten, Rechnungsstellung, Website). Für Daten, die eine Kanzlei in Casemeister über ihre Mandanten und Gegenparteien verarbeitet — darunter Akten, Dokumente, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten — ist die Kanzlei der Verantwortliche und Neddev B.V. handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.

3. Welche Daten erheben wir?

Wir erheben und verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

3.1 Kontodaten

• Name und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Firmenname und Funktion
• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und verschlüsseltes Passwort)
• Rechnungsdaten (Adresse, USt-IdNr.)
• Authentifizierungsdaten (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys)

3.2 Nutzungsdaten

• IP-Adresse und Browserinformationen
• Anmeldezeitpunkte und Sitzungsdauer
• Genutzte Funktionen innerhalb der Anwendung

3.3 Aktendaten

• Daten, die Sie selbst in Akten eingeben
• Hochgeladene Dokumente
• E-Mail-Korrespondenz (sofern verknüpft)
• Telefongesprächsdaten (Metadaten, keine Aufzeichnungen, sofern nicht ausdrücklich aktiviert; siehe auch Abschnitt 7b zur Anrufliste auf Ihrem Telefon)

3.4 Zahlungsdaten

• Abonnementinformationen (gewählter Tarif, Status)
• Zahlungshistorie und Rechnungsdaten
• Kreditkarten- oder Bankdaten werden nicht von uns gespeichert, sondern von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

• Erbringung der Dienste: Bereitstellung und Verbesserung unserer Software
• Kontoverwaltung: Einrichtung und Verwaltung Ihres Kontos
• Rechnungsstellung: Versand von Rechnungen und Abwicklung von Zahlungen
• Support: Beantwortung von Fragen und Bereitstellung von Unterstützung
• Kommunikation: Versand dienstbezogener Mitteilungen
• KI-Funktionen: Erstellung von Dokumenten, Beantwortung von Fragen und Analyse von Akteninhalten mithilfe von KI (siehe Abschnitt 7)
• Sicherheit: Absicherung unserer Dienste und Erkennung von Betrug
• Gesetzliche Pflichten: Erfüllung gesetzlicher Pflichten

5. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die Erbringung unserer Dienste, einschließlich der KI-Funktionen, die Bestandteil des Dienstes sind
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für Sicherheit, Betrugsprävention und die Verbesserung unserer Dienste
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Für steuerliche und administrative Pflichten
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für Marketingkommunikation (sofern zutreffend)

6. Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf als erforderlich:

Datenart	Aufbewahrungsfrist	Erläuterung
Kontodaten	Bis zu 2 Jahre nach Beendigung	Für etwaige Fragen oder Ansprüche
Aktendaten	Bis zur Löschung durch den Kunden	Der Kunde bestimmt die Aufbewahrungsfrist; nach Kündigung 30 Tage Exportzeitraum
Rechnungsdaten	7 Jahre	Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (steuerlich)
Protokolldateien	Höchstens 12 Monate	Sicherheit und Fehlerbehebung
Back-ups	Höchstens 35 Tage (rollierend)	Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery)

7. KI-Verarbeitung und Datenschutz

Casemeister setzt künstliche Intelligenz (KI) für verschiedene Funktionen ein, darunter die Dokumentenerstellung, einen digitalen Assistenten und die Spracherkennung.

7.1 Wie schützen wir Ihre Daten bei der KI-Verarbeitung?

Bevor Daten von KI-Diensten verarbeitet werden, werden sie innerhalb unserer eigenen Umgebung in der EU vorverarbeitet. Dabei werden:

• personenbezogene Daten (Namen, Adressen, BSN-Nummern usw.) in Dokumenten identifiziert,
• diese durch pseudonymisierte Token ersetzt und so maskiert,
• die ursprünglichen Daten erst nach Erhalt des KI-Ergebnisses innerhalb unserer eigenen Umgebung wiederhergestellt.

Dadurch verlassen identifizierbare personenbezogene Daten die Europäische Union grundsätzlich nicht. Die KI-Dienstleister erhalten ausschließlich maskierte Daten.

7.2 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die KI-Funktionen werden ausschließlich als Hilfsmittel eingesetzt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sämtliche KI-generierten Ergebnisse sind vom Nutzer zu überprüfen.

7a. WhatsApp-Business-Anbindung

Anwendungsbereich. Nur wenn eine Kanzlei ihr eigenes WhatsApp-Business-Konto über Meta mit Casemeister verknüpft. Ohne Verknüpfung verarbeitet Casemeister keine WhatsApp-Daten.

Rollen. Die Kanzlei ist Verantwortlicher für die Nachrichten mit ihren Mandanten. Neddev B.V. (Casemeister) verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag der Kanzlei (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Meta Platforms Ireland Ltd. stellt die WhatsApp Business Platform bereit; hierfür gelten zusätzlich die Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp/Meta.

Welche Daten.

• Telefonnummer und WhatsApp-Profilname des Mandanten oder eines anderen Absenders;
• Inhalt von Nachrichten (Text) und mitgesendete Medien (Fotos, Dokumente, Sprachnachrichten) mit Zeitpunkt und Zustellstatus (gesendet, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen);
• die Zuordnung eines Gesprächs zu einem Kontakt und/oder einer Akte in Casemeister;
• Kontodaten der Kanzlei: WhatsApp-Business-Account-ID, Business-ID, Telefonnummer-ID, Anzeigename, Qualitätsbewertung und Status der Nachrichtenvorlagen;
• das von Meta an die Kanzlei ausgegebene Zugriffstoken und die Registrierungs-PIN (beide verschlüsselt gespeichert);
• bei Nutzung des optionalen KI-Assistenten: eine Audit-Aufzeichnung seiner Entscheidungen und ein gehashter Verifizierungscode.

Zwecke. Nachrichten im Namen der Kanzlei empfangen, anzeigen und beantworten; Nachrichten und Medien bei der richtigen Akte speichern; genehmigte Nachrichtenvorlagen verwalten und versenden; die Anbindung absichern und verwalten; optional eine Erstbearbeitung durch einen KI-Assistenten.

Rechtsgrundlage. Casemeister verarbeitet als Auftragsverarbeiter auf Weisung der Kanzlei. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung selbst bestimmt die Kanzlei (in der Regel die Erfüllung des Mandatsvertrags mit dem Mandanten, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, oder ein berechtigtes Interesse).

KI (optional, standardmäßig deaktiviert). Nur wenn die Kanzlei den WhatsApp-Assistenten aktiviert, werden Nachrichten von einem KI-Dienstleister verarbeitet, der als Auftragsverarbeiter tätig wird (mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung innerhalb der EU), nachdem personenbezogene Daten so weit wie möglich abgeschirmt wurden. Der Assistent gibt keine Akteninformationen heraus, bevor die Identität des Absenders verifiziert ist, und übergibt das Gespräch bei Bedarf an einen Mitarbeiter. Der Vorlagenassistent (Hilfe beim Erstellen von Nachrichtenvorlagen) nutzt einen gleichartigen KI-Dienstleister und erhält ausschließlich die Beschreibung der Vorlage und den Namen der Kanzlei — niemals Nachrichten oder Mandantendaten.

Aufbewahrungsfristen. Nachrichten und Medien bleiben gespeichert, solange die Kanzlei sie in der Akte oder im Posteingang aufbewahrt, und werden gemäß Abschnitt 6 gelöscht (nach Kündigung 30 Tage Exportzeitraum; Back-ups laufen innerhalb von höchstens 35 Tagen ab). Bei Trennung der Anbindung wird das Zugriffstoken sofort gelöscht. Meta speichert Nachrichten gemäß seinen eigenen Richtlinien.

Übermittlung außerhalb der EU. Casemeister speichert WhatsApp-Daten in Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Nachrichten laufen über die Infrastruktur von Meta, die Daten auch außerhalb der EU auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und/oder von Standardvertragsklauseln verarbeiten kann.

Sicherheit. Zugriffstoken und PIN werden verschlüsselt gespeichert; Nachrichten von Meta werden auf Echtheit geprüft; strikte Trennung zwischen Kanzleien; nur Administratoren der Kanzlei können die Anbindung herstellen, trennen oder den KI-Assistenten aktivieren; TLS für den gesamten Datenverkehr.

Rechte der betroffenen Personen. Mandanten üben ihre Rechte gegenüber der Kanzlei aus, mit der sie über WhatsApp in Kontakt stehen; wir unterstützen die Kanzlei dabei. Wenn Sie nicht wissen, um welche Kanzlei es sich handelt, schreiben Sie an privacy@casemeister.com; wir leiten die Anfrage weiter. Siehe auch Datenlöschung (auf Englisch).

7b. Anrufliste auf Ihrem Telefon (mobile Apps)

Was geschieht. Gespräche, die Sie über die Casemeister-App führen oder empfangen, werden vom Betriebssystem Ihres Telefons in die Anrufliste des Geräts eingetragen, mit Name und Nummer der anderen Partei, der Richtung (eingehend, ausgehend oder verpasst), dem Zeitpunkt und der Dauer. Unter Android geschieht dies ab Android 16 (QPR2) im Anrufverlauf der Telefon-App; auf dem iPhone in der Anrufliste der Telefon-App. Gruppengespräche und Gespräche ohne anrufbare Nummer werden nicht erfasst.

Nur auf Ihrem Gerät. Diese Daten werden nicht an Casemeister übermittelt und von uns nicht an Dritte weitergegeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass andere Apps mit Zugriff auf Ihre Anrufliste sie lesen können, dass sie in die Sicherung Ihres Geräts einbezogen werden können (auf dem iPhone wird die Anrufliste über iCloud synchronisiert) und dass sie nach der Abmeldung von Casemeister erhalten bleiben.

Deaktivieren und löschen. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert. Sie deaktivieren sie in der App: unter Android über Naam tonen in auto en op horloge (Namen im Auto und auf der Uhr anzeigen), auf dem iPhone über Anrufe in Anrufliste anzeigen. Danach werden keine neuen Gespräche mehr hinzugefügt. Bestehende Einträge löschen Sie in der Telefon-App. Unter Android können Sie die Verknüpfung auch über Einstellungen → Anrufkonten → Integrierte Anruflisten → Casemeister deaktivieren; das System löscht dann auch die bestehenden Einträge.

8. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Mit allen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.

Wir setzen die folgenden Kategorien von Unterauftragsverarbeitern ein:

Kategorie	Zweck	Standort
Hosting-Anbieter	Server, Speicher und Infrastruktur	EU (Deutschland)
Datenbankanbieter	Speicherung von Anwendungsdaten	EU
Zahlungsdienstleister	Abwicklung von Zahlungen und Abonnements	EU (Niederlande)
E-Mail-Anbieter	Versand transaktionaler E-Mails	EU
KI-Dienstleister	KI-Funktionen (maskierte Daten, siehe Abschnitt 7)	EU und USA (mit SCCs)
E-Mail-/Kalenderintegration	Synchronisierung von E-Mail und Kalender (sofern vom Kunden aktiviert)	EU und USA (mit SCCs)
Dokumentenbearbeitung	Online-Bearbeitung von Dokumenten	EU

Eine aktuelle Übersicht der von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage über privacy@casemeister.com erhältlich.

Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte.

9. Internationale Datenübermittlung

Der weitaus größte Teil Ihrer Daten wird innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet (Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden).

Für bestimmte KI-Dienste und optionale Integrationen kann eine Übermittlung von Daten in die Vereinigten Staaten stattfinden. Dabei gelten die folgenden Garantien gemäß Kapitel V der DSGVO:

• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs): Mit allen Auftragsverarbeitern außerhalb der EU wurden von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln abgeschlossen
• Pseudonymisierung: Personenbezogene Daten werden maskiert, bevor sie die EU verlassen (siehe Abschnitt 7.1)
• Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.2+)
• Datenminimierung: Es werden nur unbedingt erforderliche Daten übermittelt

10. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• TLS-Verschlüsselung für den gesamten Datenverkehr
• Passwörter, Zugriffstoken (wie WhatsApp-Token) und sensible Felder (wie die BSN) werden verschlüsselt gespeichert
• Speicherung bei Hosting-Anbietern in der EU, mit Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Systeme und Administratoren
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Passkey-Unterstützung
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit Mandantentrennung (Tenant-Isolation)
• CSRF-Schutz an allen API-Endpunkten
• Umfassende Audit-Protokollierung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Nach ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren

11. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie verarbeiten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Sie können unrichtige Daten berichtigen lassen
• Recht auf Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): Sie können die Verarbeitung einschränken lassen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können Ihre Daten in einem Standardformat erhalten. Diese Funktion ist in die Anwendung integriert.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können gegen bestimmte Verarbeitungen Widerspruch einlegen

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an privacy@casemeister.com wenden. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

12. Cookies

Unsere Anwendung verwendet ausschließlich funktionale Cookies, die für das Funktionieren des Dienstes unbedingt erforderlich sind:

• Sitzungscookie: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung
• Präferenzcookie: Zur Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligung

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbecookies.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über eine Mitteilung in der Anwendung. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.

14. Kontakt und Beschwerden

Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren Daten umgehen, nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (niederländische Datenschutzbehörde) einzureichen.