DSGVO-Konformität

1. Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die europäische Datenschutzgesetzgebung, die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Die DSGVO gibt den Bürgern mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und stellt strenge Anforderungen an Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

2. Unsere Rolle nach der DSGVO

Nach der DSGVO kann Casemeister zwei Rollen erfüllen:

2.1 Verantwortlicher

Für die Daten unserer Kunden (Kontoinhaber) handeln wir als Verantwortlicher. Dies betrifft:

• Konto- und Anmeldedaten
• Rechnungsdaten
• Kommunikation mit unserem Support

2.2 Auftragsverarbeiter

Für die Daten, die unsere Kunden in Akten eingeben (Daten ihrer Mandanten), handeln wir als Auftragsverarbeiter. Der Kunde (die Anwaltskanzlei) bleibt Verantwortlicher für diese Daten.

3. Technische Sicherheitsmaßnahmen

Wir haben folgende technische Maßnahmen implementiert:

4. Datenstandort

Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert:

Durch die Wahl europäischer Rechenzentren unterliegen Ihre Daten nicht Gesetzen wie dem US CLOUD Act. Dies ist für Anwaltskanzleien, die mit vertraulichen Mandantendaten arbeiten, von wesentlicher Bedeutung.

5. Auftragsverarbeitungsvertrag

Gemäß Artikel 28 DSGVO schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit unseren Kunden ab. Dieser Vertrag regelt:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
• Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
• Sicherheitsmaßnahmen
• Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
• Unterstützung bei Betroffenenrechten
• Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich. Kontaktieren Sie privacy@casemeister.nl.

6. Unterauftragsverarbeiter

Wir nutzen folgende Unterauftragsverarbeiter, alle innerhalb der EU oder mit angemessenen Garantien:

Unterauftragsverarbeiter	Dienst	Standort
Hetzner Online GmbH	Hosting & Infrastruktur	Deutschland
Postmark (ActiveCampaign)	Transaktionale E-Mails	EU (SCCs)
Mollie B.V.	Zahlungsabwicklung	Niederlande
Voys	VoIP-Telefonie	Niederlande

Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden den Kunden vorab mitgeteilt.

7. Rechte betroffener Personen

Die DSGVO gewährt betroffenen Personen (Personen, deren Daten verarbeitet werden) verschiedene Rechte. Wir unterstützen Sie bei der Wahrnehmung dieser Rechte:

7.1 Funktionalität in der Anwendung

• Auskunftsrecht: Exportfunktion für Aktendaten
• Recht auf Berichtigung: Daten können direkt geändert werden
• Recht auf Löschung: Löschfunktion für Akten und Kontakte
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Export in gängigen Formaten (JSON, CSV)

7.2 Unterstützung bei Anfragen

Erhalten Sie eine DSGVO-Anfrage von einer betroffenen Person? Wir helfen Ihnen innerhalb von 48 Stunden bei:

• Identifizierung relevanter Daten
• Export von Daten
• Löschung von Daten

8. Datenschutzverletzungen

Wir haben ein Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen:

1. Erkennung: Überwachung und Alarmierung bei verdächtigen Aktivitäten
2. Benachrichtigung: Bei einer Datenschutzverletzung benachrichtigen wir betroffene Kunden innerhalb von 24 Stunden
3. Dokumentation: Alle Vorfälle werden dokumentiert
4. Unterstützung: Wir unterstützen bei der Meldung an die Datenschutzbehörde

Die Meldepflicht an die Datenschutzbehörde (innerhalb von 72 Stunden) obliegt dem Verantwortlichen (Ihrer Kanzlei). Wir stellen Ihnen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.

9. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Für Verarbeitungen mit hohem Risiko kann eine DSFA erforderlich sein. Wir können Unterstützung bieten bei:

• Identifizierung von Verarbeitungen, die eine DSFA erfordern
• Technische Informationen über unsere Sicherheitsmaßnahmen
• Risikobewertung der Verarbeitung über Casemeister

10. Aufbewahrungsfristen

Wir wenden folgende Standard-Aufbewahrungsfristen an:

Datentyp	Aufbewahrungsfrist	Erläuterung
Aktendaten	Bis zur Löschung durch Kunden	Kunde bestimmt Aufbewahrungsfrist
Kontodaten	2 Jahre nach Beendigung	Für mögliche Fragen/Ansprüche
Rechnungsdaten	7 Jahre	Gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Protokolldateien	12 Monate	Sicherheit & Fehlerbehebung
Backups	30 Tage rollierend	Notfallwiederherstellung

11. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

12. Compliance-Dokumentation

Folgende Dokumentation ist auf Anfrage für Kunden verfügbar:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Liste der Unterauftragsverarbeiter
• Zertifikate der Rechenzentren
• Penetrationstestbericht (Zusammenfassung)

Kontaktieren Sie privacy@casemeister.nl, um diese Dokumente anzufordern.

13. Häufig gestellte Fragen

14. Aktualisierungen

Diese Seite wird aktualisiert, wenn es Änderungen in unserer DSGVO-Konformität oder unseren Sicherheitsmaßnahmen gibt. Wichtige Änderungen werden per E-Mail an alle Kunden kommuniziert.