Privacyverklaring

1. Inleiding

Casemeister ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen en hoe wij daarmee omgaan.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Casemeister, waaronder onze websites casemeister.nl en casemeister.com, en de Casemeister applicatie (app.casemeister.com).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Accountgegevens

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam en functie
• Inloggegevens (e-mailadres en versleuteld wachtwoord)
• Facturatiegegevens (adres, BTW-nummer)
• Authenticatiegegevens (tweefactorauthenticatie, passkeys)

3.2 Gebruiksgegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Inlogmomenten en sessieduur
• Gebruikte functies binnen de applicatie

3.3 Dossiergegevens

• Gegevens die u zelf invoert in dossiers
• Geüploade documenten
• E-mailcorrespondentie (indien gekoppeld)
• Telefoongespreksgegevens (metadata, geen opnames tenzij expliciet ingeschakeld)

3.4 Betalingsgegevens

• Abonnementsinformatie (gekozen plan, status)
• Betalingshistorie en facturatiegegevens
• Creditcard- of bankgegevens worden niet door ons opgeslagen maar verwerkt door onze betalingsprovider

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Het leveren en verbeteren van onze software
• Accountbeheer: Het aanmaken en beheren van uw account
• Facturatie: Het versturen van facturen en verwerken van betalingen
• Support: Het beantwoorden van vragen en bieden van ondersteuning
• Communicatie: Het versturen van service-gerelateerde berichten
• AI-functionaliteiten: Het genereren van documenten, beantwoorden van vragen en analyseren van dossierinhoud met behulp van AI (zie sectie 7)
• Beveiliging: Het beveiligen van onze diensten en detecteren van fraude
• Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Voor het leveren van onze diensten, inclusief AI-functionaliteiten die onderdeel uitmaken van de dienst
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze diensten
• Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): Voor fiscale en administratieve verplichtingen
• Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG): Voor marketingcommunicatie (indien van toepassing)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Gegevenstype	Bewaartermijn	Toelichting
Accountgegevens	Tot 2 jaar na beëindiging	Voor eventuele vragen of claims
Dossiergegevens	Tot verwijdering door klant	Klant bepaalt bewaartermijn; na opzegging 30 dagen exporttijd
Facturatiegegevens	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht (fiscaal)
Logbestanden	Maximaal 12 maanden	Security en troubleshooting
Back-ups	30 dagen rollend	Disaster recovery

7. AI-verwerking en gegevensbescherming

Casemeister maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor diverse functionaliteiten, waaronder documentgeneratie, een digitale assistent en spraakherkenning.

7.1 Hoe beschermen wij uw gegevens bij AI-verwerking?

Voordat gegevens worden verwerkt door AI-diensten, worden documenten door onze interne PII-pipeline geleid. Deze pipeline draait op onze eigen servers binnen de EU en:

• Identificeert persoonsgegevens (namen, adressen, BSN-nummers, etc.) in documenten
• Maskeert deze door ze te vervangen met gepseudonimiseerde tokens
• Herstelt de originele gegevens pas na ontvangst van het AI-resultaat, binnen onze eigen omgeving

Hierdoor verlaten herkenbare persoonsgegevens in beginsel niet de Europese Unie. De AI-dienstverleners ontvangen uitsluitend gemaskeerde data.

7.2 Geen geautomatiseerde besluitvorming

De AI-functionaliteiten worden uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG. Alle AI-gegenereerde output dient door de gebruiker te worden geverifieerd.

8. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten. Met alle partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën subverwerkers:

Categorie	Doel	Locatie
Hostingprovider	Servers, opslag en infrastructuur	EU (Duitsland)
Databaseprovider	Opslag van applicatiegegevens	EU
Betalingsverwerker	Verwerking van betalingen en abonnementen	EU (Nederland)
E-mailprovider	Versturen van transactionele e-mails	EU
AI-dienstverleners	AI-functionaliteiten (gemaskeerde data, zie sectie 7)	EU en VS (met SCCs)
E-mail/agenda-integratie	Synchronisatie van e-mail en agenda (indien ingeschakeld door klant)	EU en VS (met SCCs)
Documentverwerking	Online bewerking van documenten	EU

Een gedetailleerde lijst met namen van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar via privacy@casemeister.nl.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

9. Internationale doorgifte

Het overgrote deel van uw gegevens wordt opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie (datacenters in Duitsland en Nederland).

Voor bepaalde AI-diensten en optionele integraties kan doorgifte van gegevens plaatsvinden naar de Verenigde Staten. Hierbij gelden de volgende waarborgen conform hoofdstuk V van de AVG:

• Standard Contractual Clauses (SCCs): Met alle niet-EU-verwerkers zijn door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen gesloten
• Pseudonimisatie: Persoonsgegevens worden gemaskeerd voordat zij de EU verlaten (zie sectie 7.1)
• Encryptie: Alle data wordt versleuteld verzonden (TLS 1.2+)
• Data minimalisatie: Alleen strikt noodzakelijke gegevens worden doorgegeven

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• TLS-encryptie voor alle dataverkeer
• Encryptie van opgeslagen gegevens
• Tweefactorauthenticatie (2FA) en passkey-ondersteuning
• Rolgebaseerde toegangscontrole met tenant-isolatie
• CSRF-bescherming op alle API-endpoints
• Uitgebreide audit logging
• Regelmatige security audits
• ISO 27001 gecertificeerde datacenters

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15): U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie (Art. 16): U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (Art. 17): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking (Art. 18): U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20): U kunt uw gegevens in een standaardformaat ontvangen. Deze functionaliteit is ingebouwd in de applicatie.
• Recht van bezwaar (Art. 21): U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via privacy@casemeister.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

12. Cookies

Onze applicatie maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst:

• Sessiecookie: Voor het bijhouden van uw inlogsessie
• Voorkeurscookie: Voor het opslaan van uw cookietoestemming

Wij gebruiken geen analytische cookies, tracking cookies of advertentiecookies.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in de applicatie. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

14. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.